Tot mai mulți oameni își doresc propria afacere, însă o astfel de decizie nu este deloc ușor de luat și vine cu multă muncă, responsabilități și asumare de riscuri. Odată ce ai pornit pe acest drum, însă, deși provocările vor fi mari, și satisfacțiile vor fi pe măsură, iar noi suntem aici, alături de tine, cu tot ce ai nevoie pentru a reuși. Deschiderea unei cafenele implică mai multe etape care necesită a fi parcurse, dar și o atenție sporită la detalii pentru a atinge succesul mult dorit.
1. Deschidere cafenea: o decizie importantă, luată pas cu pas
În spatele unui business de succes stau atât multă pasiune, cât și multă muncă. Viziune, un plan de afaceri bine pus la punct, oameni dedicați, pe care să te poți baza – toate acestea contează și contribuie la succesul unei afaceri, dar trebuie să ții cont și de nevoile din piață, de așteptările consumatorilor, de pregătirea ta și de alți factori, mai mult sau mai puțin controlabili.
Înainte de a lua decizia de a deschide o cafenea, asigură-te că treci prin aceste puncte esențiale:
- Interes și pasiune. Este extrem de important să găsești bucurie în administrarea afacerii tale. Fără pasiune, munca poate deveni extenuantă, așa că acesta este primul punct.
- Studii de piață. Ai nevoie de o cercetare amănunțită a pieței pentru a înțelege cererea și concurența în zona în care plănuiești să deschizi cafeneaua. Cultura locală, fluxul de persoane și prezența altor cafenele în perimetrul ales sunt aspecte peste care nu poți trece oricum.
- Alegerea locației. Evaluează toate locațiile potențiale. Ia în considerare factori precum vizibilitatea, accesibilitatea, proximitatea față de birouri, zone rezidențiale sau alte instituții care atrag clienții țintă. O locație deosebită poate avea un impact semnificativ asupra succesului cafenelei tale. Chiar dacă alegi o zonă foarte puțin tranzitată, acest aspect poate fi un punct de atracție, dacă știi să faci branding folosindu-te de el.
- Identifică dacă există o nișă pe piață pe care cafeneaua ta se poate concentra. Înțelegerea nevoilor și preferințelor clienților țintă te va ajuta să adaptezi oferta și să creezi unicitate, deci atractivitate.
- Planificare financiară. Calculează care ar fi costurile de pornire, inclusiv chirie, echipamente, provizii, permise, licențe, cheltuieli de marketing și costuri operaționale și ia în considerare cât timp poate dura până când vei recupera investiția și vei genera profit. Aceste estimări te pot ajuta să îți dai seama dacă ai un buget disponibil suficient, sau este necesar să mai aștepți puțin înainte de deschiderea oficială.
- Abilități și resurse. Evaluează-ți abilitățile și resursele personale, precum și pe cele ale potențialului tău și al echipei. Administrarea unei cafenele necesită cunoștințe despre prepararea cafelei, managementul afacerii, serviciul clienților și marketing. Stabilește dacă ai expertiza necesară sau dacă trebuie să angajezi sau să te asociezi cu persoane care completează abilitățile tale.
- Viziune pe termen lung: Analizează viziunea și obiectivele tale pe termen lung pentru cafenea. Evaluează dacă deschiderea unei cafenele se aliniază cu aspirațiile tale personale și profesionale. Gândește-te la aspecte precum scalabilitatea, potențialul de extindere și angajamentul tău față de succesul pe termen lung.
Este important să acorzi timpul necesar pentru a evalua în mod corespunzător acești factori și pentru a lua o decizie informată. Deschiderea unei cafenele este o provocare semnificativă, iar o planificare și analiză atentă pot contribui la creșterea șanselor de succes.
Procedând așa, te asiguri că faci business din ceva ce îți place, dar mergi într-o direcție bună, adică există cerere în piață pentru produsele tale.
2. Deschiderea unei cafenele: echipamentul și dotările necesare, de la A la Z
În deschiderea unei cafenele, este important să investești în dotări și echipamente de bună calitate, pentru a asigura o funcționare eficientă și pentru a oferi o experiență plăcută clienților.
Cel mai important este echipamentul de bar pentru prepararea cafelei: espressoare de cafea, râșniță, cântar, dispozitive pentru spumarea laptelui etc. Poți să vinzi doar cafea, dar clienții apreciază, de regulă, existența băuturilor reci în cafenea. Pentru asta, vei avea nevoie și de alte echipamente: un blender, o mașină de făcut gheață, un mixer pentru smoothie-uri, stație pentru prepararea sucurilor și așa mai departe.
De asemenea, dacă plănuiești să servești și mâncăruri sau produse de patiserie, vei avea nevoie, în mod cert, cel puțin de o vitrină frigorifică. Suplimentar, poți avea nevoie de o vitrină de bar, iar pentru a încălzi anumite produse un cuptor de patiserie și nu ar strica să ai și un congelator.
O altă cheltuială semnificativă este reprezentată de mobilier și piese de decor. De la mese și scaune pentru clienți, de unul sau mai multe tipuri, accesorii petnru bar, canapele, eventual corpuri suspendate, pentru a prezenta anumite produse pe care le oferi spre vânzare, până la tablouri, plante și altele asemenea, ce vor contribui la atmosfera și confortul cafenelei.
Servirea este extrem de importantă în industria HoReCa. Ai nevoie de căni și pahare, dacă oferi clienților posibilitatea de a savura cafeaua acolo și/sau pahare și capace, pentru a o lua la pachet. Dacă le servești și mâncare, atunci vor fi necesare tacâmuri, farfurii și altele asemenea.
Fără îndoială, trebuie să iei în calcul și investiția în spații de depozitare: rafturi, dulapuri, alte sisteme de acest tip. Fie că le așezi în cafenea, pentru așezarea cănilor, a ustensilelor, a produselor alimentare, cafelei etc., sau în spate, pentru detergenți, stocuri de marfă și așa mai departe, este foarte important să le ai și să fie de bună calitate, mai ales cele pe care clienții le văd atunci când îți calcă pragul.
Mai există o categorie ce presupune anumite costuri, deloc neglijabile: tehnologie și echipamente IT. Un computer, POS-uri (puncte de vânzare), poate o imprimantă, sisteme de sonorizare, echipamente pentru internet și alte tehnologii necesare pentru gestionarea comenzilor, evidența financiară și comunicarea eficientă în cadrul cafenelei.
Nu neglija nici articolele de curățenie: o mașină de spălat pahare, dar mai ales un aspirator, mătură, mop, cârpe, soluții de curățare și alte echipamente necesare pentru menținerea igienei în cafenea.
Asigură-te că verifici cerințele locale și normele de siguranță pentru dotări și echipamente specifice domeniului alimentației publice. În plus, este întotdeauna recomandat să soliciți sfaturi de la profesioniști în industrie sau consultanți specializați, pentru a te asigura că alegi echipamente de înaltă calitate și potrivite nevoilor tale.
3. Acte și autorizații necesare pentru deschiderea unei cafenele
Pentru deschiderea unei cafenele, vor fi necesare diverse acte, avize și autorizații, în funcție de legislația de la momentul deschiderii cafenelei. Următoarele acte și autorizații sunt cele de la care ar trebui să pornești, fiind cele de regulă necesare, chiar dacă legislația suferă modificări.
- Înregistrează-ți afacerea ca societate, în Registrul Comerțului, în forma aleasă de tine (SRL, SA etc.). Tot atunci, îndeplinește formalitățile de înregistrare fiscală și ia legătura cu un contabil, care să te ajute cu raportările fiscale și ținerea contabilității.
- Licențe și autorizații necesare pentru deschiderea unei cafenele: verifică și obține licența de funcționare, autorizația sanitară și autorizația de vânzare a produselor alimentare, în forma cerută de legislație la momentul respectiv. În plus: avizul de mediu, autorizația PSI, alte autorizații de la Primărie, contractul de salubrizare
- Dacă se impun unele lucrări de construcție sau renovare a spațiului, asigură-te că obții autorizațiile de la Primărie, precum și că respecți toate reglementările și standardele locale.
- Încheie un contract de închiriere pentru spațiul în care îți vei deschide cafeneaua sau asigură-te că deții proprietatea acestuia. Asigură-te că actul este valabil, că este clar și complet, adică acoperă toate situațiile pe care dorești să le preîntâmpini.
- Poți fi supus inspecțiilor periodice din partea autorităților sanitare și de siguranță, așa încât este esențial ca spațiul și echipamentele să fie la standardele legale.
- Investește în polițe de asigurare pentru răspundere civilă, de proprietate a spațiului și/sau a echipamentelor, pentru a nu te confrunta cu situația neplăcută în care un accident să fie sfârșitul afacerii. Chiar dacă un business înseamnă curaj, precauția este la fel de importantă.
- Nu uita să-ți înregistrezi marca la OSIM. De asemenea, dacă ai muzică în cafenea, asigură-te că nu încalci legislația în materia drepturilor de autor.
- Dacă este cazul, nu uita de contractele de angajare, ce trebuie să fie semnate înainte ca salariații să înceapă munca. Asigură-te că respecți toate reglementările în materie: program de muncă, salariu, sănătate și securitate în muncă etc.
Există consultanți de afaceri, avocați, contabili și alți consilieri, care sunt la curent cu toate cerințele și modificările apărute și te pot ajuta să te asiguri că respecți toate cerințele legale. Mai mult decât atât, aceștia te pot ghida în procesul de obținere a actelor și autorizațiilor necesare.
4. Costuri cu deschiderea cafenelei: cum să îți construiești așteptări realiste
Dacă ai luat decizia să îți deschizi o cafenea, planul de afaceri este piesa de bază. Din acesta fac parte o mulțime de lucruri, însă bugetul, și mai ales calculul costurilor prezintă o sensibilitate aparte.
Costurile de deschidere a cafenelei se împart în mai multe categorii:
- În primul rând, ai costurile cu spațiul de desfășurare activității: chiria, sau rata, după caz, este printre cele cu cea mai mare influență.
- Actele și avize necesare pentru o deschidere de cafenea: sanitar-veterinară, de mediu, PSI, inclusiv autorizații de construire, dacă va fi cazul.
- Echipamentul este, de asemenea, o cheltuială semnificativă: cel pentru prepararea cafelei, piesele de mobilier pentru bar etc.
- Personalul. Cu excepția cazului în care cafeneaua este de tip butic, sau afacere de familie, va trebui să angajezi unul, doi, trei barista, după cât de mare va fi localul sau cât de lung va fi intervalul orar în care va fi deschis. Desigur, dacă manageriezi totul de unul singur, se poate ca aceste costuri să lipsească sau să fie cu mult reduse.
- Nu în ultimul rând, ai nevoie de materie primă, adică de „consumabile”: cafea, zahăr, lapte, pahare, capace etc., pentru care îți trebuie contracte cu furnizori și o persoană care să facă inventarul și să știe exact ce nevoi există.
Este foarte important să ai o încadrare în bugetul a acestora, pentru previzibilitate: în acest mod, vei ști că ai depășit ceea ce ai preconizat și că se impun ajustări și rectificări, pentru a putea continua.
5. Plan de afaceri pentru o cafenea: aspectele esențiale
Ca orice plan de afaceri, și cel care corespunde unei cafenele urmărește să atingă punctele esențiale ale acesteia, pentru un proces cât mai lin și mai natural, fără poticniri și probleme neprevăzute.
Înainte de a trece la părțile cele mai consistente, „preambulul” planului trebui să conțină câteva informații de bază: denumirea societății, așa cum ai înregistrat-o în Registrul comerțului, adresă, număr de telefon, CUI-ul, adresa de e-mail de contact și eventual website-ul.
Mai departe, planul de afaceri pentru deschiderea unei cafenele presupune mai multe zone de analiză și pași de urmat.
- Prima parte, foarte importantă, de altfel, este descrierea proiectului. Îl poți gândi grupat, în sensul de prezentare globală, sau mai structurată. Indiferent de varianta pe care o vei alege, sunt câteva puncte esențiale, pe care ar trebui să le atingi: o scurtă descriere a business-ului și a viziunii, respectiv valorilor acestuia, cu prezentarea produselor/ serviciilor oferite și a obiectivelor urmărite.
- Mai departe, este necesară o descriere mai amplă a cafenelei: care este conceptul, atmosfera, tipul de cafea (mai ales dacă există sortimente de specialitate, ar trebui pus accentul pe acestea), meniul, avantajele competitive, ce aduce nou și așa mai departe.
- Analiza pieței, axată în principal pe nevoile consumatorilor, clientela țintă. Este crucial să înțelegi nevoile și preferințele clienților, tendințele din industrie și potențialul de creștere. Foarte importantă, tot aici, este analiza competitorilor.
- Descrierea planului de management: cine manageriază, câți angajați vor fi la început și ce responsabilități vor avea, care ar fi creșterea dezirabilă etc. O scurtă prezentare a structurii organizaționale, precum și a experienței, competențelor celor care fac parte din ea poate fi o strategie de branding foarte bună.
- Marketing. Aici, este important să definești strategia, inclusiv canalele, promoțiile și eventualele colaborări (prezente și/sau viitoare). Include toate tehnicile de publicitate pe care intenționezi să le folosești pentru promovarea brandului și atragerea clienților.
- Plan operațional. Descrie cum va funcționa cafeneaua ta într-o zi obișnuită: de la programul de funcționare, procese, necesarul de personal și furnizori, până la echipamentele și facilitățile necesare.
- Bugetul. O componentă esențială este reprezentată de planul financiar, ce va include: bugetul de pornire, estimările de venituri și cheltuieli, previziunile financiare pe termen scurt, mediu și lung. Este important să prevezi aici finanțarea existentă, precum și alte potențiale surse de finanțare.
- Matricea riscurilor. Toate riscurile asociate cu afacerea ta, indiferent de natura lor, trebuie recunoscute și introduse într-o matrice, împreună cu evaluarea impactului și strategiile de gestionare, în cazul în care s-ar produce. Identifică riscurile potențiale și propune strategii pentru a le minimiza sau gestiona în mod eficient.
- Planul de implementare și calendar. Nu în ultimul rând, trebuie să ai un calendar cu pașii cheie în implementarea planului de afaceri, precizând cine va fi responsabil de fiecare etapă, care sunt costurile, bugetul alocat și așa mai departe, pentru a avea previzibilitate.
Dacă simți nevoia, este chiar recomandat să validezi planul cu un specialist, pentru a te asigura că este realizabil, sustenabil și echilibrat.
De la actele necesare pentru deschiderea cafenelei, spațiu și echipamente, până la materia primă și, mai ales, oamenii cu care vei colabora în tot acest proces, fiecare aspect are importanță și trebuie tratat cu atenția cuvenită, ca planul să meargă ca pe roate și cafeneaua ta să fie profitabilă cât mai curând.
Sursă foto: freepik.com.